合同里需要（yào）写明与会议相（xiàng）关的各种事项，分清权利（lì）和义务，从而（ér）当出现争议时，法庭将按合同中双方意见一致的条款，按有利的方式保护利（lì）益受（shòu）损方。

本（běn）公司据以（yǐ）往经验，现将一（yī）般会议（yì）合同的（de）内容（róng）公布如下（具（jù）体合同双方另议）：

1、房（fáng）间数目和房（fáng）间价格：列明（míng）每晚所需房间数和房间（jiān）价格；
2、免费房间：注（zhù）明会议组织人员每晚可（kě）免费（fèi）使用的房间数；
3、工作（zuò）间（jiān）及（jí）房价：除免费房间外，会议工作人（rén）员还可享（xiǎng）受优惠（huì）价格的房间（jiān）；
4、套房、贵宾（bīn）房：本条款需列明具（jù）体（tǐ）的房间要求；
5、房（fáng）间位（wèi）置：应列明（míng）各个所订房间的具体（tǐ）方位和房间（jiān）档次；
6、平均房价（jià）：是根（gēn）据各种（zhǒng）类（lèi）型房间占相（xiàng）同百分比计算出来的一个调整后（hòu）的平均价，适用于（yú）各类房间；
7、无（wú）转移条款：即会议举行期间如遇（yù）酒店所订房间超出实际接待能力时，不得使会议人员（yuán）转（zhuǎn）移其他酒店；
8、入住及（jí）退（tuì）房登记：登记情（qíng）况视酒店规定而（ér）定；
9、提前入（rù）住和推迟退房: 如果在该（gāi）问（wèn）题上（shàng）的需求与酒（jiǔ）店规定有所偏差，则一定要在合同中（zhōng）注明；
10、预定取消日期（qī）：一般规（guī）定为（wéi）预定者在计划使用日期之前（qián）30天，这一条双（shuāng）方可以再协商；
11、会议场所要求：如果会议规模可能出现（xiàn）调整，最好在合同中确定一个调整时间（jiān）；
12、会议场租（zū）：可以（yǐ）是一个固定价格（gé）也可以根据所订客房情（qíng）况协（xié）商；
13、24小时（shí）租用：如果（guǒ）是（shì）按24小时租用酒店会议（yì）室，那么即（jí）使24小时之内不用会议室，酒店也不得使（shǐ）用；
14、会场变动：合（hé）同中注明（míng）预（yù）定（dìng）的会议（yì）室，没（méi）酒店的事（shì）先通知和（hé）会议方的（de）书面（miàn）同（tóng）意（yì），已订（dìng）好的会场不（bú）能再有变动；
15、房间定（dìng）金：合同中必须注明预付定金的具（jù）体时间，合同中应要求酒店在定金预付日期到来时（shí）进行提醒；
16、结账：谁来负责会议方结账（zhàng）事宜，谁有权在账单上签字，有哪（nǎ）些具（jù）体事项，这些问题必须在合同中说明；
17、餐饮消耗：此条（tiáo）款规定对于因活动取（qǔ）消或与会人数不（bú）足而引起的餐饮活动减少，会议（yì）方应（yīng）给予酒店（diàn）一定（dìng）补偿；
18、仲裁条款：如合同中有（yǒu）仲裁（cái）解（jiě）决争议的（de）条款，在签订合同（tóng）前，要先决定（dìng）会议方是倾向使用仲裁手段还是反对；
19、视听设备（bèi）租用（yòng）：明确视听设备的种类、品（pǐn）牌、数量、租用时（shí）间、费（fèi）用；
20、会议物资运抵（dǐ）酒店：在会议前，会议所用的物资要（yào）运到酒店库房，在（zài）合（hé）同中应注明（míng）库房工作时间和（hé）酒（jiǔ）店政策；
21、电话附加费：尽量（liàng）与酒店协商，免付电话使用附加费（fèi）。协商（shāng）文件应包括在合同中；
22、展品的处理：展品运进、运出酒店时间的规定对费用开（kāi）支有很大影响（xiǎng），双方应进（jìn）行协商和讨（tǎo）论；
23、最（zuì）低餐饮消费：有些酒店的合同上（shàng）有最低消费这一条款，规定客人的用餐花费（fèi）必须达到某一最低（dī）金额；
24、安全、防火规定：酒店符（fú）合安全和防（fáng）火的有关（guān）规（guī）定；
25、残（cán）疾人保（bǎo）障：合同中特别（bié）列（liè）明酒（jiǔ）店内设施（shī）和政（zhèng）策（cè）与有关残（cán）疾人（rén）保障法是相符的；
26、合同的终止（zhǐ）：如遇（yù）第（dì）三者原因（yīn），不可（kě）抗力或（huò）特（tè）殊事件的（de）发生，则允（yǔn）许一（yī）方提出终（zhōng）止合同而不受违约罚款；
27、免责（zé）：双方应同（tóng）意，对于一些疏忽事件和其他一些不影响会议进行和（hé）偶然突发事件对方不负责任（rèn）；
28、订房确认报告：如果（guǒ）不写入合同中，那么也要在合（hé）同（tóng）中加（jiā）入（rù）订房确（què）认报告这一条（tiáo）款；

备注：保存一份书面合同（tóng）；将所有的（de）回复传真或信函作为书面承诺归档（dàng）保存。